RAHASIA SUKSES IMPOR BARANG CHINA (2)

Sebenarnya, anak di China mempelajari bahasa Inggris di sekolah saat mereka berumur 10 tahun tetapi sistem pengajaran bahasa mereka tidak baik. Jadi, Anda akan menemukan orang yang mungkin tidak fasih berbahasa tetapi baik di dalam penulisan.

Ada yang langsung tidak baik dalam segala-galanya. Dengan ini, jika Anda belum menemukan vendor yang baik, jangan terus menyerah jika bahasa Inggrisnya tidak terlalu baik.
Berikut adalah beberapa tip agar Anda tidak kecewa saat berkomunikasi dengan mereka:
 selama berbicara, ingat untuk berbicara dengan jelas dan perlahan. Ini dapat memberikan perbedaan yang besar.
 Berikan waktu kepada orang tersebut untuk mencatat informasi.
 masyarakat di China sering kesulitan dalam memilih kata yang lebih ramah. Misalnya, ada yang mungkin akan menyuruh Anda untuk "Wait!" Yang mungkin agak kasar tetapi sebenarnya mereka maksudkan "Mohon Anda dapat menunggu sebelum saya mendapatkan informasi" ... .Mereka bukan berniat untuk bersikap kasar!

Di dalam berkomunikasi dengan mereka, jangan segan untuk menanyakan beberapa pertanyaan sehingga Anda bisa benar-benar memahami apa yang ingin mereka sampaikan. Pastikan juga Anda merekam semua informasi secara tertulis.

TEHNIK MEMBUAT KERJASAMA/KOMUNIKASI YANG BAIK
Banyak orang yang bertanya tentang mengimpor dari negara China sering mengutarakan masalah berikut:
"Saya sudah menghubungi banyak vendor dari negara China ... tetapi mereka tidak pernah menghubungi saya kembali. Bagaimana saya ingin mendapatkan respon dari mereka?"

Pertama sekali, Anda harus memberikan waktu yang cukup kepada mereka untuk menghubungi Anda kembali. Jika sebelumnya Anda sudah mengirim email dan seminggu sudah berlalu, coba hubungi mereka kembali melalui email atau telepon.

Namun , pada umumnya anda tidak mendapat respon karena anda telah memulai komunikasi mereka dengan salah. Berikut adalah cara yang salah untuk menghubungi vendor dari negara China:
hi i am intrested to import from yall -- u can gimme the full price list and btw do you have iPods??? and wot about free samplez?!? thanx bye”

Mungkin itu adalah contoh yang terlalu ekstrim. Namun demikian, Anda dapat melihat jika mereka menerima email seperti itu setiap hari, tentu saja mereka tidak akan menanggapi email tersebut secara serius. Mari kita lihat beberapa lagi komunikasi pertama yang telah gagal:

To whom it may concern, Our company is one of the top businesses listed on the Indonesian stock exchange. With over $3bn in assets and 20 years' history importing from all over the world, our customers love us because... ... ...
[... blah blah blah]
[ ++ 5 mukasurat maklumat syarikat + brochure] ... We look forward to your reply.
Yours faithfully, Mr CEO, President, Import Export Sdn Bhd

Email ini juga akan diabaikan, bukan karena kredibilitasnya tetapi karena:
 itu terlalu membosankan
 Terlalu panjang untuk seorang warga China yang biasa membaca
 Itu sebenarnya bukan pertanyaan, lalu bagaimana mau menjawab?

Dapatkah Anda lokalisir mengapa orang berikut juga tidak mendapat jawaban?
“Hi! I've seen your company clothing and shoes catalogue and I think you people at ChinaTextile can help me. I need to find a supplier for car tyres and also for baby toys. I know both of these are made in China, and you guys are in China, so you must be able to help me right?”

Bagaimana pula dengan email berikut?
“Dear Sir, I have seen your website with special gadgets and I need you to supply me with a product according to the following specifications. The product needs to be as follows: - GPS locator - Lightweight but made of metal - Have solar power - Have a full colour screen which can be hit with a hammer and won't break - Optionally have a full waterproof body - Can be mounted on any normal sniper rifle Please get back to me immediately with a proforma invoice quoting prices for 50,000 pcs, 100,000 pcs, and 1 million pcs and full information about how fast you can ship this to me CIF Antarctica. Best regards, Mr Leet Importer”

Apakah masalah di dalam email tersebut? Di antaranya:
 Terlalu meminta-minta
 Tidak menanyakan produk spesifik
 Terus meminta harga tanpa informasi yang lengkap
 Meminta kuantitas yang besar dari awal

Mungkin vendor dari negara China tidak akan langsung menjawab email Anda jika tidak ada jawaban sederhana yang dapat mereka berikan!

Berikut adalah saran saya tentang kerjasama email pertama Anda ke vendor:
1. Menulis judul yang spesifik
2. Jangan menulis "URGENT", "important" atau "reply asap" pada judul email Anda. Bagi mereka, hal itu sangat menjengkelkan hati.
3. Menulis email yang formal dan lengkap yang dimulai dengan "Dear ... (nama orang tersebut jika Anda tahu) dan berakhir dengan " Salam " dengan serta informasi kontak Anda.
4. Lakukan pemeriksaan kata Anda dan gunakan tulisan huruf biasa.
5. Beritahu mereka di mana Anda mendapatkan informasi tentang perusahaan mereka.
6. Perkenalkan perusahaan dan posisi Anda dengan singkat.
7. Gunakan email untuk memulai kerjasama/komunikasi dan bukan untuk memaksa untuk mendapatkan informasi.
8. Seandainya Anda bertanya tentang suatu produk, jelaskan produk tersebut dengan
spesifik dan tidak perlu untuk menanyakan harga di dalam email pertama Anda.
9. Jangan memaksa untuk mendapatkan informasi lengkap perusahaan mereka pada email pertama Anda.
10. Jangan menanyakan terlalu banyak pertanyaan tentang pajak, pengiriman, jaminan dan syarat. Hal-hal tersebut dapat ditanyakan kemudian.

Anda dapat menggunakan tips yang sama di dalam kerjasama Anda melalui telepon. Fokuskan pada membangun kerjasama dan bukan cuman mendapatkan informasi.

Berikut adalah satu contoh email yang baik yang dapat digunakan untuk menghubungi vendor dari negara China - Anda dapat mengubah informasi di dalamnya berdasarkan keinginan Anda:

[Tajuk:] Enquiry regarding earphones from King Sounds, Indonesia.
Dear Ms Li, I found the details of your company "ChinaSonic" in the trade magazine
"Earphone Sources".

My company is King Sounds, based in Indonesia, and my position is Purchasing Manager.
I am interested in finding new high quality earphones and headphones, and I think your company looks like an excellent possible supplier.

Please could you let me know if you can export earphone products to Indonesia? If so, please can you send me a catalogue of your products or a price list? I have seen a picture of your bud-type earphones, model [E-40b] and products similar to these would be interesting to us.

I will be very interested to speak with you more about buying from ChinaSonic. If youwould like to telephone me at the number below, or email me, I will be glad to talk with you. I look forward to your reply.

Best regards,
Ahmad Albab
Purchasing Manager,
King Sounds
Ahmad@KingSounds.com.my
http://www.KingSounds.com.my
+03 2435 1231

Anda harus realistis terhadap informasi yang diberikan vendor tersebut dan tingkat pelayanan pelanggan yang dapat mereka berikan. Ingat, Anda tidak sedang bertransaksi dengan sebuah toko - itu adalah sebuah pabrik atau vendor oleh karena itu, mereka tidak memiliki karyawan atau keahlian di dalam memperlakukan pelanggan seperti Anda.

 Jangan mengharapkan ucapan Tol - Free atau gratis dari mereka!
 Jangan mengharapkan mereka memiliki sistem pesanan suara [voicemail]
 Jangan mengharapkan mereka bisa mengingat Anda dengan hanya anda pernah membuat satu kerjasama/komunikasi dengan mereka.
 Jangan mengharapkan jawaban yang cepat ke email Anda.
 Jangan mengharapkan vendor mengetahui kebutuhan pajak dan lisensi untuk negara Indonesia.
 Jangan mengharapkan vendor memiliki semua informasi yang anda inginkan. Mereka mungkin bisa mendapatkannya tetapi akan memakan waktu.
 Seandainya perusahaan tersebut sudah mengirim informasi tentang produk dan daftar harganya, jangan mengharapkan informasi lebih banyak lagi dari mereka yang anda inginkan. Cara paling mudah untuk mendapatkan satu sampel produk adalah Anda lihat sendiri.
 Harga produk mungkin tidak tetap dan dapat berubah menjadi lebih tinggi.
 seandainya Anda mendapatkan daftar harga dan Anda adalah pelanggan baru, jangan harap anda mendapatkan diskon tinggi. Apalagi jika Anda membeli dalam jumlah yang kecil.

Jika Anda adalah pelanggan baru, Anda akan merasakan perhatian yang kurang dari mereka. Tapi Jangan khawatir, karena mereka membutuhkan sedikit waktu untuk mengenali Anda.

pelayanan pelanggan mereka tidak buruk tapi Anda tidak dapat mengharapkan pelayanan VIP jika Anda masih baru. Semakin Anda mengenal mereka dan memiliki kerjasama yang baik, pelayanan mereka kepada Anda akan menjadi lebih baik.

kerjasama jangka panjang dengan vendor sangat penting karena Anda bisa mendapatkan harga yang lebih baik, produk terbaru dan pelayanan yang lebih baik. Karena Itu merupakan satu investasi yang membutuhkan waktu dan kesabaran Anda.